Geschäftsvisum

Gerade im Außenwirtschaftsverkehr ist der grenzüberschreitende persönliche Kontakt zwischen Unternehmen für eine erfolgreiche Geschäftsanbahnung ausnehmend wichtig.

Während die Entsendung oder Einladung von Mitarbeitern innerhalb der EU meist reibungslos möglich ist, bestehen bei einer Reihe von Drittländern Bestimmungen, die mit der Erteilung von Geschäftsvisa einhergehen.

Vor der Erteilung eines Visums durch entsprechende Botschaften und Konsulate sind demnach einige Formalitäten zu beachten.

Ein Einladungsschreiben wird von Unternehmen aufgesetzt, die eine Person aus dem Ausland nach Deutschland bzw. in die Europäische Union einladen möchten.

Das Einladungsschreiben muss folgende Punkte enthalten:

• Das Schreiben ist an die Botschaft oder das Unternehmen im Ausland zu richten (Empfängerfeld).
• Die genaue Dauer des Aufenthalts ist anzugeben (z. B. vom 10.01.2010 bis 15.03.2010). Ein Visum kann in der Regel bis zu einer Dauer von einem Jahr beantragt werden. In diesem Fall ist zusätzlich zu vermerken, dass voraussichtlich eine mehrmalige Ein- und Ausreise stattfinden wird.
• Der Reisegrund ist detailliert im Anschreiben darzulegen (z. B. Teilnahme an einer Produktschulung oder Vorführung einer Maschine zwecks Kauf). Die Angabe "Anbahnung von Geschäftsbeziehungen" reicht als Begründung nicht aus!
• Daten der reisenden Person (Vorname, Name, Geburtsdatum, eventuell Pass-Nr.)
• Die Abgabe einer Erklärung, in welcher das Unternehmen alle anfallenden Kosten für Unterkunft, Verpflegung und im Krankheitsfall übernimmt (gemäß §§ 66, 68 des Aufenthaltsgesetzes)
• Rechtsverbindliche Unterschrift

In einigen Fällen wird eine Bescheinigung durch die zuständige Industrie- und Handelskammer verlangt.

Der Antrag ist grundsätzlich bei der Auslandsvertretung persönlich einzureichen. Auf den Internetseiten kann sich der Reisende informieren, welche erforderlichen Unterlagen einzureichen sind. Visumsantragsformulare erhalten Reisende kostenlos bei den Auslandsvertretungen in der jeweiligen Landessprache.

Tiefergehende länderspezifische Informationen erhalten Sie auf der Website des Auswärtigen Amtes.

Ein Entsendungsschreiben ist grundsätzlich an die entsprechende ausländische Botschaft zu richten. Die entsendete Person muss bei Beantragung eines Geschäftsvisums dem antragstellenden Unternehmen nachweislich zugehörig sein. Das Entsendungsschreiben ist vom Inhaber, Geschäftsführer oder Prokuristen (ggf. lt. Handelsregister) zu unterzeichnen.

Folgende Informationen müssen grundsätzlich aus einem Entsendungsschreiben hervorgehen:

1. Wer reist: Vollständiger Name, Adresse, Passnummer,
2. Wer ist Gastgeber/Einladender/Geschäftspartner
3. Was ist der Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise, o.ä.
4. Dauer des Aufenthalts / Häufigkeit der Reise
5. Unterschrift (Empfehlung: nicht der Reisende selbst)

Die Gebühren für Bescheinigungen dieser Art betragen nach der aktuellen Gebührenordnung 9,50 € pro Vorgang. Weitere Kosten können Einreise-, Konsulats- und Versicherungsgebühren sein, die von Land zu Land variieren.

Für einzelne Länder bestehen zudem visarechtliche Sonderbestimmungen, die bei den zuständigen Botschaften und Konsulaten zu erfragen sind. Dort erfolgt in der Regel auch die Antragstellung. Die entsprechenden Adressen sowie erste Anhaltspunkte zu länderspezifischen Visabestimmungen bietet die Website des Auswärtigen Amtes (s. weiterführende Links).