Lieferantenerklärung - Vorlagen, Downloads und Informationen

Die Europäische Union (EU) hat mit zahlreichen Ländern weltweit Präferenzabkommen geschlossen. Diese Abkommen beinhalten Zollvergünstigungen, die sogenannten „Präferenzen“. Bedeutet, dass Waren, die in Übereinstimmung mit den im Abkommen festgelegten Ursprungsregeln (wie der Verarbeitungsliste) innerhalb der EU produziert wurden, zollfrei oder zu einem reduzierten Zollsatz im Abkommenspartnerstaat eingeführt werden können.

Als Nachweis für den präferenziellen Ursprung einer Ware müssen im Empfängerland spezifische Präferenznachweise vorgelegt werden. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1.

Der Hersteller einer Ware prüft, ob die Ursprungsregeln des jeweiligen Präferenzabkommens eingehalten wurden. Die Grundlage für die Prüfung ist die vierstellige Zolltarifnummer (HS-Zollposition). Jedes Abkommen, das die Europäische Union abgeschlossen hat, enthält eine „Be- und Verarbeitungsliste“ im Anhang, die vorgibt, unter welchen Bedingungen eine Ware als „präferenzberechtigt“ gilt. Nur wenn die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind, darf der Hersteller eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausstellen.

Die Prüfung des präferenziellen Ursprungs erfolgt dabei häufig auf Basis der folgenden Kriterien:

1. Positionswechsel (Tarifsprung)
   Ein Positionswechsel liegt vor, wenn sich durch Be- oder Verarbeitung die vierstellige Tarifnummer der Vormaterialien ohne Ursprung verändert.
2. Wertregeln
   Bei Wertregeln wird beispielsweise geprüft, ob der Wert der verwendeten Vormaterialien ohne Ursprung nicht mehr als 40 % des Ab-Werk-Preises der Ware beträgt.

Vormaterialien, die bereits den präferenziellen Ursprung haben (zum Beispiel in dem eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft vorliegt), müssen keinen Positionswechsel machen bzw. sind nicht in der Wertklausel einzurechnen.

Der präferenzielle Ursprung kann eine Vielzahl komplexer Fallvarianten aufweisen.

Um eine fehlerfreie Lieferantenerklärung auszustellen, muss der Hersteller sicherstellen, dass alle verwendeten Vormaterialien den Ursprungsregeln entsprechen, und er muss gegebenenfalls Lieferantenerklärungen für die Vormaterialien vorlegen.

Die Zolldatenbank für Warenursprung und Präferenzen online rmöglicht eine schnelle und einfache Online-Prüfung der Ursprungsregeln für bestimmte Waren.

Für den Warenverkehr innerhalb der Europäischen Union gibt es folgende Arten von Lieferantenerklärungen:

• Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft (für eine einzelne Sendung)
• Langzeitlieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft (gültig bis zu 2 Jahre, ohne Bezug auf eine Rechnung)
• Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft (für innerhalb der EU bereits bearbeitete Waren)
• Langzeitlieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft (bis zu 1 Jahr gültig)

Darüber hinaus existieren auch spezielle Formen für grenzüberschreitende Warenlieferungen, z. B. in die Türkei, den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in die Maghreb-Staaten.

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf die (Langzeit-)Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft.

Eine Lieferantenerklärung dient als Nachweis für den präferenziellen Ursprung der Ware und wird häufig im Rahmen der Beantragung einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 beim Zollamt oder als Ursprungserklärung auf der Rechnung verwendet. Sie bescheinigt, dass die Ware in Übereinstimmung mit den Ursprungsregeln eines spezifischen Abkommens hergestellt wurde.

Zudem teilt sie den präferenziellen Ursprung von Vormaterialien mit.

Die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft kann auch als Ursprungsnachweis bei der Beantragung eines Ursprungszeugnisses eingereicht werden.

Eine Lieferantenerklärung darf nur ausgestellt werden, wenn der Hersteller der Waren sich in den Präferenzabkommen (Verarbeitungslisten) vergewissert hat, dass die Ware ursprungsbegründend be- oder verarbeitet wurde und den Anforderungen des jeweiligen Präferenzabkommens erfüllt.

Ein Handelsunternehmen kann eine Lieferantenerklärung nur dann ausstellen, wenn es ein gültiges Vorpapier vom Vorlieferanten besitzt, wie z. B. eine Lieferantenerklärung oder eine Warenverkehrsbescheinigung.

Lieferantenerklärungen, die in einem Drittland, z. B. in der Schweiz, ausgestellt werden, sind ungültig und dienen lediglich der Information, dass der Lieferant präferenzberechtigte Ware liefert. Der eigentliche Präferenznachweis ist in diesen Fällen die für die jeweilige Lieferung abgegebene Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder die Ursprungserklärung.

Aussteller und Empfänger der Lieferantenerklärung müssen ihren Sitz in Deutschland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat haben. Eine zoll- und umsatzsteuerrechtliche Registrierung eines drittländischen Unternehmens in der EU ist nicht ausreichend. Jedoch besteht in diesen Fällen die Möglichkeit, sich durch ein EU-ansässiges Unternehmen vertreten zu lassen. Dafür müssen die Unterlagen beim EU-Unternehmen vorliegen.

Die Rechtsgrundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/447 UZK. Diese Verordnung legt den genauen Wortlaut der Lieferantenerklärung verbindlich fest (siehe Anhang 22-15 und 22-16). Abweichungen vom vorgeschriebenen Wortlaut können dazu führen, dass die Erklärung nicht anerkannt wird.

Die Lieferantenerklärung kann entweder auf einem offiziellen Vordruck, einer Rechnung, einem Lieferschein oder einem anderen Handelspapier abgegeben werden. Dabei muss die Ware eindeutig identifiziert werden. Die Angabe der Zolltarifnummer ist nicht vorgeschrieben. Lieferantenerklärungen müssen grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein. Wird die Erklärung am Computer erstellt, kann auf die handschriftliche Unterschrift verzichtet werden. In diesem Fall muss jedoch die verantwortliche natürliche oder juristische Person als auch der verantwortliche Mitarbeitende namentlich genannt sein und der Lieferant muss sich dem Kunden gegenüber schriftlich verpflichten, die volle Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung zu übernehmen (Artikel 63 (3) UZK-IA).

Die Vertragspartnerstaaten können durch die Verwendung des vollständigen Namens benannt werden, aber auch durch die Kurzbezeichnung (ISO-Alpha-Code2) verwendet werden (z. B. CH, LB, EG).

In einer Lieferantenerklärung wird üblicherweise der Ursprung „Europäische Union“ angegeben. Es ist auch möglich, zusätzlich das nationale Land zu nennen, in dem die Ware produziert wurde (z. B. Europäische Union (Deutschland)). Abkürzungen wie EU sind zulässig, jedoch darf die Abkürzung EG (Europäische Gemeinschaft) nicht verwendet werden, da diese auch für Länder wie Ägypten oder Ecuador stehen kann. Zulässig sind: EEC, CEE oder CE. EU

Ebenfalls möglich ist die Erklärung des präferenziellen Ursprungs für Waren, die zuvor mit einem Präferenznachweis aus einem Land eingeführt wurden (z. B. Schweiz), mit dem die EU ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat. In diesen Fällen muss in der Lieferantenerklärung das im entsprechenden Präferenznachweis angegebene Ursprungsland vermerkt sein.

Allerdings ist die Bescheinigung eines anderen Ursprungs als des EU-Ursprungs nur im Handel mit den Ländern der Paneuropäischen Präferenzzone (EG, EFTA, Türkei und Mittelmeer-Anreiner-Staaten) sinnvoll, da diese Länder untereinander gleichlautende Präferenzabkommen abgeschlossen haben und so einen einheitlichen Präferenzraum bilden. Dies gilt bei Anwendung der Westbalkan-Kumulationszone entsprechend. Im Handel mit anderen Ländern ist eine solche Bescheinigung in der Regel nicht sinnvoll, da zwischen dem Land, in dem die Waren ihren Ursprung haben (z. B. Norwegen), und dem Einfuhrland (z. B. Südafrika) kein Präferenzabkommen besteht. Dementsprechend werden für diese Waren keine Zollvergünstigungen gewährt, Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen sind daher nicht notwendig.

Sie können jedoch als Nachweis für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen verwendet werden. Nachweise mit positivem Kumulierungsvermerk werden nicht akzeptiert.

In der Lieferantenerklärung werden die Länder aufgeführt, mit welchen die Ursprungsregeln für den Präferenzverkehr geprüft und eingehalten wurden. Diese erste Prüfung kann grundsätzlich nur vom Hersteller durchgeführt werden. Erfüllen die Waren die Verarbeitungsliste in einem bestimmten Abkommen nicht, so darf dieses Land auf der Lieferantenerklärung nicht aufgeführt werden. Damit ist auch der Hersteller das erste Unternehmen in der Kette, welches eine Lieferantenerklärung ausstellen kann. Für Händler danach gilt, dass die Lieferantenerklärung im eigenen Namen weitergegeben werden kann. Die vom Hersteller oder Vorlieferanten aufgeführten Präferenzländer sind zu übernehmen. Dabei ist zu beachten, dass keine weiteren Präferenzländer einfach hinzugefügt werden dürfen, jedoch können Länder weggelassen werden. 

Die Präferenzländer können vollständig ausgeschrieben oder der ISO-Alpha-Code2 verwendet werden. Bei Ländergruppen, mit denen Präferenzabkommen bestehen, können die Abkürzungen der Ländergruppen verwendet werden (z. B. CAM für Zentralamerika).

Ein Verweis auf die Fußnoten bei Verwendung von Vordrucken ist nicht zulässig.

Aktuell (10.03.2025) können die nachfolgend aufgeführten Abkommensländer in die Lieferantenerklärung unter dem Abschnitt „präferenzberechtigt für ...” aufgeführt werden:

Zweiseitige Abkommen
Ägypten (EG), Albanien (AL), Algerien (DZ), Andorra (AD)*, Bosnien und Herzegowina (BA), CARIFORUM, Ceuta (XC) und Melilla (XL), Chile (CL), Côte d´Ivoire (CI), Ecuador (EC), ESA-Staaten (KM, MG, MU, SC, ZM, ZW), Europäischer Wirtschaftsraum (EWR=Island/IS, Liechtenstein/LI, Norwegen/NO), Färöer (FO), Französisch-Polynesien (PF), Georgien (GE), Ghana (GH), Israel (IL), Japan (JP)**, Jordanien (JO), Kanada (CA), Kenia (KE), Kolumbien (CO), Kosovo (XK), Libanon (LB), Marokko (MA), Mexiko (MX), Montenegro (ME), Neukaledonien (NC), Neuseeland (NZ), Nordmazedonien (MK), Pazifik-Staaten (FJ, PG, SB, WS), Peru (PE), Republik Korea (KR), Republik Moldau (MD), Schweiz (CH), Serbien (XS oder RS), Singapur (SG), St. Pierre und Miquelon (PM), SADC (BW, LS, MZ, NA, SZ, ZA), Türkei (TR)*, Tunesien (TN), Ukraine (UA), Vereinigtes Königreich (GB), Vietnam (VN), Westjordanland und Gazastreifen (PS), Zentralafrika (Kamerun, CM), Zentralamerika (CR, GT, HN, NI, PA, SV).
*Mit Andorra (AD) und der Türkei (TR) besteht eine Zollunion, dabei ist der zollrechtliche Status der Ware entscheidend (Freiverkehrspräferenz) und nicht die Ursprungseigenschaft. Die Nennung bei den Präferenzverkehrsländern ist deshalb nur für Andorra bei den Waren aus den Kapiteln 1 bis 24 und für die Türkei bei den EGKS-Waren bzw. bestimmten Agrarwaren von Bedeutung (Ursprungspräferenz).
**Bei der Angabe Japan (JP) ist zusätzlich in codierter Form das verwendete Ursprungskriterium aufzuführen 

Einseitige Abkommen
(Bedeutet: Zollvorteil nur bei der Einfuhr in die EU, in der Regel wenig relevant, können aber genannt werden)
APS (Entwicklungsländer), MAR (früher AKP), Syrien,
Sonderfall ÜLG (Überseeische Länder und Gebiete): Neukaledonien, Französisch-Polynesien und St. Pierre und Miquelon haben erklärt, für EU-Ursprungswaren Präferenzen zu gewähren. Dies scheint allerdings nicht sicher zu sein. Weitere ÜLG können ebenfalls zweiseitig werden, sind aber bislang noch einseitig.

Freiverkehrsabkommen
Andorra, San Marino

Das Pan-Euro-Med-Abkommen wird schrittweise reformiert, wobei ein wichtiger Teil dieser Reform die Einführung vereinfachter und zeitgemäßer Ursprungsregeln ist. Diese sogenannten Übergangsregeln (oder „Transitional Rules“) können anstelle der bisherigen Ursprungsregeln des Regionalen Übereinkommens bzw. der Pan-Euro-Med-Zone verwendet werden. Ein Problem dabei ist, dass diese Regeln nur für bestimmte Staaten innerhalb dieser Zone gelten. Im Präferenzportal WuP Online des Zolls lässt sich erkennen, welche Staaten die neuen Regelungen zusätzlich zu den bisherigen anwenden.

Seit 2025 wird der Hinweis „Revised Rules“ statt „Transitional Rules“ verwendet, und ab 2026 wird dieser Zusatz endgültig entfallen. Wichtig zu beachten: Lieferantenerklärungen mit dem alten Vermerk „Transitional Rules“ sollen weiterhin anerkannt werden.

Was bedeutet das für Lieferantenerklärungen?

Im Regelfall gilt: Falls auf der Lieferantenerklärung kein Zusatz wie „Transitional Rules“ oder „Revised Rules“ zu finden ist, gehen die bisherigen, in der Regel strengeren präferenziellen Ursprungsregeln als erfüllt aus. Diese Lieferantenerklärungen sind sowohl für die neuen als auch für die alten Ursprungsregeln gültig, vorausgesetzt, es wurde nicht kumuliert und die Waren gehören zu den Kapiteln 1, 3, 16 (verarbeitete Fischerzeugnisse) sowie 25-97. In diesen Fällen trifft dies nahezu immer zu.

Wenn jedoch der Ursprung nach den neuen, einfacheren Übergangsregeln ermittelt wurde, muss dies auf der Lieferantenerklärung mit dem Zusatz „Revised Rules“ vermerkt werden. In diesem Fall gilt die Präferenz nur für die Staaten, die diese Übergangsregeln akzeptieren. Für andere PEM-Staaten sowie für Abkommenstaaten außerhalb der PEM-Zone dürfen diese auf der Lieferantenerklärung nicht genannt werden.

Beliefert ein Lieferant einen Kunden regelmäßig mit derselben Ware, deren präferenzrechtlicher Ursprung sich voraussichtlich nicht ändert, kann eine Langzeitlieferantenerklärung ausgestellt werden. Die Langzeitlieferantenerklärung ist eine einmalige Erklärung und darf bis zu einem Zeitraum von maximal zwei Jahren (24 Monate) ausgestellt werden. Bei Langzeitlieferantenerklärungen verpflichtet sich der Lieferant gleichzeitig, den Käufer umgehend zu informieren, wenn die Langzeitlieferantenerklärung nicht mehr gilt.

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2017/989 v. 8. Juni 2017, veröffentlicht im Amtsblatt der EU vom 13. Juni 2017 (Abl. Nr. L 149/19), hat die EU-Kommission u.a. den Artikel 62 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex geändert.

Nach Artikel 62 Abs. 2 DurchführungsVO-UZK muss eine Lieferantenerklärung folgende Daten enthalten:

• Ausfertigungsdatum
  Das Datum, an dem die LLE tatsächlich ausgestellt wird.
• Anfangsdatum
  Das Datum, ab dem die abgegebene Erklärung gelten soll. Dieses darf nicht länger als 12 Monate vor oder 6 Monate nach dem Datum der Ausfertigung liegen.
• Ablaufdatum
  Das Datum, an dem die Geltungsdauer der Erklärung endet. Dieses darf nicht länger als 24 Monate nach dem Anfangsdatum liegen.

Ja, es ist möglich, eine Lieferantenerklärung nachträglich auszustellen.

Langzeitlieferantenerklärungen können bis zu 12 Monate rückwirkend ausgestellt werden. Soll eine Lieferantenerklärung sowohl zurückliegende als auch zukünftige Lieferungen abdecken, so darf sie insgesamt nur 24 Monate gültig sein, wobei maximal 12 Monate rückblickend abgedeckt werden können.

Für Lieferungen, die bereits länger als ein Jahr zurückliegen, können Lieferantenerklärungen für jede einzelne Sendung ausgestellt werden.

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Lieferantenerklärung auszustellen. Allerdings können vertragliche Vereinbarungen zwischen Lieferant und Kunde eine Verpflichtung zur Ausstellung der Erklärung nach sich ziehen. Unternehmen, die keine Lieferantenerklärungen ausstellen, riskieren, dass ihre Kunden sich einen anderen Lieferanten suchen.

Aussteller der Lieferantenerklärungen sollten sich jedoch auch mit den Sorgfaltspflichten und den Folgen einer falsch ausgestellten Lieferantenerklärung auseinandersetzen. Dabei kann es sich um Steuer-, Straf- und Zivilrechtliche Konsequenzen handeln.

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferantenerklärungen beträgt gemäß § 147 I AO zehn Jahre, beginnend ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Erklärung ausgestellt wurde.

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft dienen als Nachweis bei arbeitsteiligen Prozessen (z. B. bei Lohnfertigungen). Bedeutet, dass an der Herstellung eines Produktes mehrere Unternehmen in der EU beteiligt sind. Diese einzelnen Arbeitsschritte für sich genommen jedoch keine ausreichende Be- und Verarbeitung darstellen, um den EU-Ursprung zu erhalten. Die Summe dieser jedoch ausreichend sein könnte. Damit in solchen Fällen die Ursprungsregeln geprüft und eine Lieferantenerklärung mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden kann, ist es erforderlich, dass jedes Unternehmen, der einen Arbeitsschritt vornimmt, über den Grad der vorangegangenen Be- oder Verarbeitung in der Lieferantenerklärung informiert.

Die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft ist kein Ursprungsnachweis für Waren aus Drittländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat. In diesen Fällen dient das Ursprungszeugnis als Ursprungsnachweis.

Bei Lieferantenerklärungen gelten andere Ursprungsregeln. Um den Unternehmen in der EU jedoch eine Erleichterung zu bieten, werden die Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft als Ursprungsnachweis zur Ausstellung von Ursprungszeugnissen akzeptiert. Dennoch gibt es eine Ausnahme: Lieferantenerklärung mit positivem Kumulierungsvermerk werden nicht als Nachweis anerkannt.

Ebenfalls ist darauf zu achten, welches Ursprungsland im Ursprungszeugnis benötigt und welches in der Lieferantenerklärung angegeben wurde. Beispiel: Bei Lieferung in die Vereinigten Arabischen Emirate ist ein Ursprungszeugnis erforderlich. Die Ware ist in der EU hergestellt worden. Die Bezeichnung „Europäische Union“ ist jedoch als Ursprungsangabe alleine nicht ausreichend. Es wird das nationale Land gefordert Deutschland (Europäische Union). In diesen Fällen sollte auch das nationale Land zusätzlich in der Lieferantenerklärung genannt sein. Ist dies nicht der Fall, so kann auch im Ursprungszeugnis nur Europäische Union bescheinigt werden.