Lieferantenerklärung - Vorlagen, Downloads und Informationen

Die Europäische Union (Europäische Gemeinschaft) hat mit einer Vielzahl von Ländern Präferenzabkommen abgeschlossen. In diesen Abkommen wurden Zollvergünstigungen (Präferenzen) vereinbart. Bedeutet, dass Waren, die nach dem im Abkommen festgelegten Ursprungsregeln (Verarbeitungsliste) in der EU hergestellt wurden, zollfrei oder zollermäßigt eingeführt werden können.

Als Nachweis müssen im Empfangsland Präferenznachweise (z. B. EUR.1) vorgelegt werden.

Der Hersteller einer Ware prüft, ob die Ursprungsregeln des jeweiligen Abkommens eingehalten wurden. Prüfgrundlage ist der Viersteller (HS-Zollposition). Jedes Abkommen, das die Europäische Gemeinschaft/Union geschlossen hat, enthält im Anhang eine "Be- und Verarbeitungsliste". In diesen Listen wird bestimmt, wie ein Präferenzursprung zustande kommt. Nur wenn diese erfüllt sind, kann und darf der Hersteller eine Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ausstellen. Um eine ganz "saubere" Lieferantenerklärung auszustellen, muss man die Regeln aller Abkommen prüfen.

Grundlegende Kriterien sind der Positionswechsel (Tarifsprung) und/oder Wertregeln.

Wertregeln (z. B. Herstellen, bei dem der Wert aller verwendeten Vormaterialien 40 Prozent des Ab-Werk-Preises der Ware nicht überschreitet)
Hergestellte Waren müssen anhand der verwendeten Vormaterialien auf ihre Ursprungseigenschaft hin überprüft werden. Voraussetzung: der Hersteller erhält für sämtliche verwendeten Vormaterialien Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprungseigenschaft bzw. Auskünfte über den Drittlandsstatus der Materialien. Eine Kalkulation wird angefertigt, in der die Vormaterialien, die bereits beim Einkauf EU-Ursprungseigenschaft haben, den Komponenten mit Drittlandsursprung gegenübergestellt werden.

Positionswechsel (z. B. Hersteller aus Vormaterialien jeder Position, ausgenommen aus Vormaterialien derselben Position wie das Erzeugnis)
Ein Positionswechsel liegt vor, wenn durch die Be- oder Verarbeitung eine Veränderung der vierstelligen Positionsnummer des Harmonisierten Systems erfolgt ist.

Die Ursprungsregeln für Ihre Ware können Sie über die Zolldatenbank Warenursprung und Präferenzen online prüfen.

Für Warenlieferungen innerhalb der EU gibt es folgende Arten:

• Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft (für eine Sendung)
• Langzeitlieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft (bis zu 2 Jahre gültig - diese dürfen nicht Bezug auf eine Rechnung nehmen!)
• Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft (bereits getätigte Arbeitsvorgänge in der EU)
• Langzeitlieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft (dito, 1 Jahr gültig)

Darüber hinaus gibt es weitere Sonderformen für grenzüberschreitende Warenlieferungen (z. B. Türkei, EWR und den Maghreb-Staaten)

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich nur auf (Langzeit-)Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft.

Die Lieferantenerklärung dient als Nachweis bei der Beantragung oder Ausstellung eines Präferenznachweises. Dies kann die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 beim Zollamt oder die Angabe der Ursprungserklärung auf der Rechnung sein. Die Lieferantenerklärung sagt aus, in welchen Ländern die besagte Ware präferenzbegünstigt ist.

Die Lieferantenerklärung dient auch als Nachweis für die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses.

Eine Lieferantenerklärung darf nur ausgestellt werden, wenn der Hersteller der Waren sich in den Präferenzabkommen (Verarbeitungslisten) vergewissert hat, dass die Ware ursprungsbegründend be- oder verarbeitet wurde.

Ein Handelsunternehmen darf nur dann eine Lieferantenerklärung ausstellen, wenn er im Besitz eines gültigen Vorpapiers vom Vorlieferanten ist (Lieferantenerklärung, Warenverkehrsbescheinigung, Ursprungserklärung).

Lieferantenerklärungen, die in einem Drittland, z. B. in der Schweiz, ausgestellt werden, sind ungültig und dienen lediglich der Information, dass der Lieferant präferenzberechtigte Ware liefert. Der eigentliche Präferenznachweis ist in diesen Fällen die für die jeweilige Lieferung abgegebene Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder die Ursprungserklärung.

Aussteller und Empfänger der Lieferantenerklärung müssen ihren Sitz in Deutschland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat haben. Eine zoll- und umsatzsteuerrechtliche Registrierung eines drittländischen Unternehmens in der EU ist nicht ausreichend. Jedoch besteht in diesen Fällen die Möglichkeit, sich durch ein EU-ansässiges Unternehmen vertreten zu lassen. Dafür müssen die Unterlagen beim EU-Unternehmen vorliegen.

Rechtsgrundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/447 UZK. Diese Verordnung legt den genauen Wortlaut der Lieferantenerklärung (Anhang 22-15 und 22-16) verbindlich fest. Bei Abweichungen kann die Anerkennung verweigert werden. Daher empfiehlt es sich, sich wortwörtlich an den vorgeschriebenen Wortlaut zu halten.

Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Vordruck, der bei den IHKs oder Formularverlagen, erhältlich ist, oder auf der Rechnung, einem zur Sendung gehörenden Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. Die Waren müssen so bezeichnet sein, dass diese eindeutig identifiziert werden können. Die Angabe der Zolltarifnummer ist nicht vorgeschrieben.

Die Firma und der verantwortliche Mitarbeiter müssen klar hervorgehen. Lieferantenerklärungen müssen grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein. Wird die Lieferantenerklärung am Computer erstellt, kann auf die Unterschrift verzichtet werden. In diesem Fall muss jedoch die verantwortliche natürliche oder juristische Person namentlich genannt sein und der Lieferant muss sich dem Kunden gegenüber schriftlich verpflichten, die volle Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung zu übernehmen (Artikel 63 (3) UZK-IA).

Die Vertragspartnerstaaten können durch die Verwendung des vollständigen Namens benannt werden, aber auch durch die Kurzbezeichnung (ISO-Alpha-Code2) verwendet werden (z. B. CH, LB, EG).

Grundsätzlich wird in der Lieferantenerklärung nur der Ursprung "Europäische Gemeinschaft/Union" genannt. Die Angabe des Ursprungs eines EU-Mitgliedsstaates ist zusätzlich möglich.
Beispiel: Europäische Gemeinschaft/Union (Frankreich).

Abkürzungen sind zulässig. Wobei darauf geachtet werden muss, dass die Abkürzung EG (oder EC) für Europäische Gemeinschaft (European Community) nicht verwendet werden darf. Diese sind im Iso-Alpha-Code2 für Ägypten und Ecuador gelistet und können zu Verwechslungen führen. Sie haben die Möglichkeit die Ursprungsbezeichnung auszuschreiben oder folgende Abkürzungen zu verwenden: EEC, CEE oder CE. EU wird ebenfalls als Abkürzung akzeptiert.

Ebenfalls möglich ist die Erklärung des präferenziellen Ursprungs für Waren, die zuvor mit einem Präferenznachweis aus einem Land eingeführt wurden (z. B. Schweiz), mit dem die EU ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat. In diesen Fällen muss in der Lieferantenerklärung das im entsprechenden Präferenznachweis angegebene Ursprungsland vermerkt sein.

Allerdings ist die Bescheinigung eines anderen Ursprungs als des EU-Ursprungs nur im Handel mit den Ländern der Paneuropäischen Präferenzzone (EG, EFTA, Türkei und Mittelmeer-Anreiner-Staaten) sinnvoll, da diese Länder untereinander gleichlautende Präferenzabkommen abgeschlossen haben und so einen einheitlichen Präferenzraum bilden. Dies gilt bei Anwendung der Westbalkan-Kumulationszone entsprechend. Im Handel mit anderen Ländern ist eine solche Bescheinigung in der Regel nicht sinnvoll, da zwischen dem Land, in dem die Waren ihren Ursprung haben (z. B. Norwegen), und dem Einfuhrland (z. B. Südafrika) kein Präferenzabkommen besteht. Dementsprechend werden für diese Waren keine Zollvergünstigungen gewährt, Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen sind daher nicht notwendig.

Sie können jedoch als Nachweis für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen verwendet werden. Nachweise mit positivem Kumulierungsvermerk werden nicht akzeptiert.

In der Lieferantenerklärung werden die Länder aufgeführt, mit welchen die Ursprungsregeln für den Präferenzverkehr geprüft und eingehalten wurden. Diese erste Prüfung kann grundsätzlich nur vom Hersteller durchgeführt werden. Erfüllen die Waren die Verarbeitungsliste in einem bestimmten Abkommen nicht, so darf dieses Land auf der Lieferantenerklärung nicht aufgeführt werden. Damit ist auch der Hersteller das erste Unternehmen in der Kette, welches eine Lieferantenerklärung ausstellen kann. Für Händler danach gilt, dass die Lieferantenerklärung im eignen Namen weitergegeben werden kann. Die vom Hersteller oder Vorlieferanten aufgeführten Präferenzländer sind zu übernehmen. Dabei ist zu beachten, dass keine weiteren Präferenzländer einfach hinzugefügt werden dürfen, jedoch können Länder weggelassen werden. 

Die Präferenzländer können vollständig ausgeschrieben oder der ISO-Alpha-Code2 verwendet werden. Bei Ländergruppen, mit denen Präferenzabkommen bestehen, können die Abkürzungen der Ländergruppen verwendet werden (z. B. CAM für Zentralamerika).

Ein Verweis auf die Fußnoten bei Verwendung von Vordrucken ist nicht zulässig.

Beliefert ein Lieferant einen Kunden regelmäßig mit derselben Ware, deren präferenzrechtlicher Ursprung sich voraussichtlich nicht ändert, kann eine Langzeitlieferantenerklärung ausgestellt werden. Die Langzeitlieferantenerklärung ist eine einmalige Erklärung und darf bis zu einem Zeitraum von maximal zwei Jahren (24 Monate) ab Ausstellungsdatum ausgestellt werden. Bei Langzeitlieferantenerklärungen verpflichtet sich der Lieferant gleichzeitig, den Käufer umgehend zu informieren, wenn die Langzeitlieferantenerklärung nicht mehr gilt.

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2017/989 v. 8. Juni 2017, veröffentlicht im Amtsblatt der EU vom 13. Juni 2017 (Abl. Nr. L 149/19), hat die EU-Kommission u.a. den Artikel 62 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex geändert.

Durch die Gesetzesänderung ergeben sich wieder Erleichterungen und Flexibilität für betroffene Unternehmen bei der Ausstellung von Langzeitlieferantenerklärungen (LLEn). Die Änderung ermöglicht es wieder, eine LLE unterjährig für das laufende Kalenderjahr und sowohl für vergangene, als auch zukünftige Lieferungen auszustellen. Der Zwang zur Ausstellung getrennter LLEn (Mai 2016) für derartige Konstellationen entfällt somit.

Die Änderung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der EU zum 14. Juni 2017 in Kraft.

Vor diesem Datum ausgestellte LLEn behalten trotz der Gesetzesänderungen ihre Gültigkeit. Zudem hat die Generalzolldirektion mitgeteilt, dass LLEn, die im Zeitraum zwischen Mai 2016 und Juni 2017 im Widerspruch zur in dieser Zeit gültigen Fassung des Art. 62 UZK-IA falsch ausgestellt wurden, aber der neuen Formulierung entsprechen, von den Zollämtern als zulässig anerkannt werden.

Nach Artikel 62 Abs. 2 DurchführungsVO-UZK muss eine Lieferantenerklärung nach wie vor folgende Daten enthalten, die aber nunmehr praxisfreundlicher ausgestaltet werden können:

• Ausfertigungsdatum
  Das Datum, an dem die LLE tatsächlich ausgefertigt wird.
• Anfangsdatum
  Das Datum, ab dem die abgegebene Erklärung gelten soll. Dieses darf nicht länger als 12 Monate vor oder 6 Monate nach dem Datum der Ausfertigung liegen.
• Ablaufdatum
  Das Datum, an dem die Geltungsdauer der Erklärung endet. Dieses darf nicht länger als 24 Monate nach dem Anfangsdatum liegen.

Grundsätzlich können Lieferantenerklärungen auch nachträglich ausgestellt werden.

Häufig kommt es vor, dass der Kunde erst nach mehreren Lieferungen eine Langzeitlieferantenerklärung anfordert. Langzeitlieferantenerklärungen dürfen maximal für 12 Monate rückwirkend ausgestellt werden. Soll eine Lieferantenerklärung sowohl zurückliegende als auch zukünftige Lieferungen abdecken, so darf sie nicht über 12 Monate zurück und nicht insgesamt als 24 Monate Gültigkeit haben.

Für Lieferungen, die bereits länger als ein Jahr zurückliegen, können Lieferantenerklärungen für jede einzelne Sendung ausgestellt werden.

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, jedoch kann eine vertragliche Vereinbarung getroffen werden. Auch wenn keine rechtliche Verpflichtung zur Abgabe von Lieferantenerklärungen besteht, werden diese häufig abgegeben, da sonst die Gefahr besteht, dass der Kunde sich einen anderen Lieferanten sucht. Aussteller der Lieferantenerklärungen sollten sich jedoch auch mit den Sorgfaltspflichten und den Folgen einer falsch ausgestellten Lieferantenerklärung auseinandersetzen. Dabei kann es sich um Steuer-, Straf- und Zivilrechtliche Konsequenzen handeln.

Die Aufbewahrungsfrist für Lieferantenerklärungen beträgt zehn Jahre (nach Abschluss des Kalenderjahres).
Paragraf 147 I AO i.V.m. Paragraf 147 III AO.

Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft dienen als Nachweis bei arbeitsteiligen Prozessen (z. B. bei Lohnfertigungen). Bedeutet, dass an der Herstellung eines Produktes mehrere Unternehmen in der EU beteiligt sind. Diese einzelnen Arbeitsschritte für sich genommen jedoch keine ausreichende Be- und Verarbeitung darstellen, um den EU-Ursprung zu erhalten. Die Summe dieser jedoch ausreichend sein könnte. Damit in solchen Fällen die Ursprungsregeln geprüft und eine Lieferantenerklärung mit Präferenzursprungseigenschaft ausgestellt werden kann, ist es erforderlich, dass jedes Unternehmen, der einen Arbeitsschritt vornimmt, über den Grad der vorangegangenen Be- oder Verarbeitung in der Lieferantenerklärung informiert.

Die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft ist kein Ursprungsnachweis für Waren aus Drittländern, mit denen die EU kein Präferenzabkommen abgeschlossen hat. In diesen Fällen dient das Ursprungszeugnis als Ursprungsnachweis.

Bei Lieferantenerklärungen gelten andere Ursprungsregeln. Um den Unternehmen in der EU jedoch eine Erleichterung zu bieten, werden die Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft als Ursprungsnachweis zur Ausstellung von Ursprungszeugnissen akzeptiert. Dennoch gibt es eine Ausnahme: Lieferantenerklärung mit positivem Kumulierungsvermerk werden nicht als Nachweis anerkannt.

Ebenfalls ist darauf zu achten, welches Ursprungsland im Ursprungszeugnis benötigt und welches in der Lieferantenerklärung angegeben wurde. Beispiel: Bei Lieferung in die Vereinigten Arabischen Emirate ist ein Ursprungszeugnis erforderlich. Die Ware ist in der EU hergestellt worden. Die Bezeichnung „Europäische Union“ ist jedoch als Ursprungsangabe alleine nicht ausreichend. Es wird das nationale Land gefordert Deutschland (Europäische Union). In diesen Fällen sollte auch das nationale Land zusätzlich in der Lieferantenerklärung genannt sein. Ist dies nicht der Fall, so kann auch im Ursprungszeugnis nur Europäische Union bescheinigt werden.