Digitalisierung im Sachverständigenbüro

Der elektronische Zugang zur Justiz und die Einführung von elektronischen Gerichtsakten ist bundesweit in vollem Gange. Damit sollen die Verfahren beschleunigt und Einsparungen bei Papier-, Druck- und Versandkosten sowie bei der Archivierung erzielt werden.

Die folgenden Informationen sollen einen knappen Überblick darüber bieten, welche rechtlichen Pflichten und technischen Möglichkeiten bestehen.

Seit Januar 2018 dürfen Sachverständige ihre Gutachten bei Gericht elektronisch einreichen.

Zusätzlich verlangt § 173 Abs. 2 der Zivilprozessordnung, dass ab dem 1. Januar 2024 professionell am Prozess Beteiligte, einen sicheren elektronischen Übermittlungsweg für die Zustellung zu eröffnen haben. Auch öffentlich bestellte Sachverständige werden dadurch verpflichtet sein. Dies bedeutet, dass regelmäßig für Gericht tätige Sachverständige zum 1. Januar 2024 entsprechend technisch aufgestellt sein müssen.

Für Sachverständige kommen folgende sichere Übermittlungswege (vgl. § 130a ZPO) in Betracht:

• absenderbestätigte DE-Mail
• andere besondere elektronische Postfächer bzw. Versanddienste, für deren Einrichtung ein Ident-Verfahren durchlaufen werden muss (z. B. Mein-Justizpostfach“ - MJP)

Bei der Nutzung eines sicheren Übermittlungsweges ist eine eigenhändige Unterschrift grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Gleichwohl wird empfohlen, elektronisch erstellte und übermittelte Gutachten stets mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem Funktionsäquivalent zu versehen, wie dies auch durch die Sachverständigenordnungen der IHKs gefordert wird, um sicherzustellen, dass eine eventuell nachträglich erfolgte Veränderung des Gutachtens sichtbar ist.

Seit Januar 2018 dürfen Sachverständige ihre Gutachten bei Gericht elektronisch einreichen, sofern sie diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die qualifizierte elektronische Signatur mit Sachverständigenattribut durch die IHK-Signaturkarte für Sachverständige ersetzt die Unterschrift und den Sachverständigen-Rundstempel im elektronischen Rechtsverkehr. Damit ist die elektronische Übermittlung von Sachverständigengutachten digital, schnell, sicher und rechtsverbindlich.

Auch Privatgutachten werden zunehmend nur noch in Dateiform übermittelt und sind dann verpflichtend mit der qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, siehe § 12 Abs. 1 und § 13, Abs. 2 S.2 SVO.

Auf der von der DE-CODA GmbH ausgestellten IHK-Signaturkarte für Sachverständige sind folgende Daten hinterlegt:

• Name und Vorname des Sachverständigen
• Bestellungstenor (Sachgebiet) und die zuständige Bestellungskörperschaft.
• Die Information, dass die Signaturkarte nur im Rahmen der Sachverständigentätigkeit eingesetzt werden darf.
   

Technische Voraussetzungen für die Nutzung der IHK-Signaturkarte

• Kartenlesegerät mit Tastenfeld
• PC mit Internetzugang und USB-Port für den Anschluss des Kartenlesers
• Microsoft-Betriebssystemumgebung ab Windows 7
• Arbeitsspeicher: 2 GB (empfohlen 4 GB)
   

Kosten für die IHK-Signaturkarte mit zweijähriger Gültigkeit

•  169,- € zzgl. MwSt.

Beantragung einer elektronischen Signaturkarte

Ihre elektronische Signaturkarte können Sie über das Post-Ident-Verfahren direkt bei der De-Coda GmbH beantragen. Öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige, die eine IHK-Signaturkarte beantragen, müssen sich dafür durch ihre IHK identifizieren lassen.

Hier geht's zum » Signaturantrag per PostIdent-Verfahren
 

Elektronische Kommunikation mit der Justiz

Sachverständige sind gehalten, die digitale Kommunikation mit Gerichten über das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) zu führen. Informationen über das eBO und momentan zur Verfügung stehende Software finden Sie unter » https://egvp.justiz.de/buerger_organisationen/index.php
Alternativ steht das MJP zur Verfügung.
Ihr Gutachten versenden Sie hierbei als pdf-Anhang, den Sie zuvor mit einer der Anwendungssoftware-Produkte signiert haben.

Nähere Informationen zur Einrichtung und Nutzung von eBO oder MJP siehe unten

» Das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)

» „Mein-Justizpostfach“ (MJP)

Wie kommt die elektronische Signatur auf das Gutachten?

Neben der persönlichen IHK-Signaturkarte benötigen Sie ein Kartenlesegerät mit eigener Tastatur sowie eine Signatursoftware – Anbieterinformationen erhalten Sie bei der IHK.

• Speichern Sie Ihr Gutachten als pdf-Datei ab.
• Rufen Sie die Gutachten-Datei in der Signatursoftware auf und klicken Sie auf „Signieren“.
• Stecken Sie die Karte ins Lesegerät, geben Sie auf dem Kartenlesegerät den PIN-Code ein und bestätigen diesen.
• Jetzt ist die elektronische Signatur dauerhaft mit der elektronischen Gutachtendatei verbunden.
• Der Empfänger kann sich auf die Echtheit des Absenders und des unverfälschten Gutachteninhalts verlassen.

Auf Youtube finden Sie hilfreiche Video-Tutorials:

» Signierung und Versand elektronischer Gutachten

» Verifizierung signierter Gutachten

Weitere Infos und FAQs zur elektronischen Signatur für Sachverständige finden Sie auf der Website der DE-CODA GmbH unter » https://www.de-coda.de/sachverstaendigen-signatur/

Kontakt:
DE-CODA GmbH
Hauptstraße 5
53619 Rheinbreitbach

Tel.        02224 / 98 76 117
E-Mail    info@de-coda.de

Mit dem eBO können Sachverständige elektronische Dokumente sicher und zuverlässig mit der Justiz, Anwälten und Behörden austauschen. Ein eBO kann für natürliche und juristische Personen eingerichtet werden und ist in der Regel kostenpflichtig. Daher eignet es sich vor allem für Sachverständige, die viele Gerichtsgutachten erstatten oder für Büros mit mehreren Sachverständigen. Die Einrichtung für eine natürliche Person erfolgt dabei über den elektronischen Personalausweis, die Einrichtung einer juristischen Person erfolgt über einen Notar.

Weitere Einzelheiten zum eBO finden Sie unter:

• https://egvp.justiz.de/buerger_organisationen/2022_08_04_Sicherer_Uebermittlungsweg_Buerger_Organisationen_V1-4.pdf

Weitere eBO-Angebote sind kostenpflichtig erhältlich unter:

• Governikus COM Vibilia eBO Edition (https://www.governikus.de/com-vibilia/) (ab 69 € pro Monat)
• Procilon eBO mit proDESK Framework 3 (https://www.procilon.de/ebo) (ab 19 € pro Monat / 50 Nachrichten / + 250 € Bereitstellung)
• Mentana Gateway (https://www.fp-dbs.com/de/ebo) (ab 59 € pro Monat)
• eBO.Connect (https://ebo.betreuung.de/) (29 € pro Monat)
• Arveo-secom (https://eitco.de/produkte/arveo-secom/) (ab 12 € Monat / 10 Nachrichten)

Seit dem 12. Oktober 2023 können Sachverständige und Bürger für die Kommunikation mit der Justiz auch das kostenfreie Mein-Justizpostfach (MJP) im Pilotbetrieb nutzen. Das MJP steht ausschließlich natürlichen Personen zur Verfügung und kann im Vergleich zum eBO nicht für eine juristische Person, wie z.B. eine Sachverständigengesellschaft, eingerichtet werden. Als Bürgerpostfach wird daher bei einer MJP Anmeldung immer Ihre Privatadresse hinterlegt.

Die Browseranwendung des MJP steht unter https://mein-justizpostfach.bund.de/ zur Verfügung. In der Pilotphase sind einige Funktionen, wie eine automatische Information über einen Nachrichteneingang oder das Verfassen von Nachrichten außerhalb der Anhänge, noch nicht nutzbar. Im Rahmen der Pilotierung wird das MJP weiterentwickelt und um zusätzliche Funktionen ergänzt. Auch bei diesem Weg ist eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erforderlich. Das MJP soll dauerhaft kostenfrei angeboten werden.

Für das MJP ist ein Anwendersupport eingerichtet worden, der unter https://id.bund.de/de/contact oder auch telefonisch unter Tel. 0361 6063080 erreichbar ist.

Hinweise zur Einrichtung des MJP

Für die Verwendung des MJP wird zur Identifizierung ein BundID-Konto mit Vertrauensniveau hoch benötigt. Ein solches Nutzerkonto könnten Sie hier einrichten: https://id.bund.de/
Die BundID wird unter Verwendung der Online-Funktion des Personalausweises (eID) eingerichtet. Möglich ist auch eine Anmeldung über einen elektronischen Aufenthaltstitel und die Unionsbürgerkarte. Zunächst ist die Internetseite https://mein-justizpostfach.bund.de/aufzurufen.

Dort legen Sie Ihr persönliches Passwort fest und sichern auf diese Weise auch Ihre persönliche Schlüsseldatei, die Sie zum Lesen von Nachrichten benötigen.

Zum Versenden und Abrufen von Nachrichten müssen Sie sich sicher an Ihrem MJP anmelden. Dies geschieht über Ihr BundID-Konto. Hierfür ist die Online-Ausweisfunktion Ihres Personalausweises, eines elektronischen Aufenthaltstitels oder einer Unionsbürgerkarte zu nutzen.
 

Der Nachrichtenversand über MJP

Nach dem Login im MJP können mit dem Button „Nachricht verfassen“ neue Nachrichten erstellt werden. Dabei ist es nicht möglich, anders als z. B. bei einer E-Mail, einen Text unmittelbar in ein Nachrichtenfenster zu schreiben. Vielmehr sind alle Anschreiben, Anträge und deren Anlagen als gesonderte Dateien zu fertigen und als Anhang der Nachricht zu übermitteln. Es können bis zu 1000 Anhänge pro Nachricht mit einem Gesamtvolumen von 200 MB gesendet werden. Bilder können neben dem pdf-Format auch im tif-Format übermittelt werden. Zudem können im Rahmen der Volumenbegrenzung von 200 MB Videodateien (mp4-Video) und pptx-Dateien übermittelt werden.
 

Der Nachrichtenempfang über MJP

Über „Mein Justizpostfach“ kann Ihnen auch Post elektronisch zugestellt werden.

Um Ihre Adressierung zu ermöglichen, werden Name und Anschrift aus dem neuen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion (also die Privatanschrift) übernommen und im ERV-Verzeichnisdienst (SAFE-public) gespeichert. Die Berufsträgereigenschaft kann daher nicht aufgenommen werden. Diese gespeicherten Daten werden nicht im Internet veröffentlicht. Sie sind nur für diejenigen einsehbar, die auch Nachrichten an Ihr elektronisches Postfach senden können, also derzeit Gerichte, Staatsanwaltschaften, Rechtsanwälte, Behörden und Kammern, weil diese auf das SAFE-Verzeichnis zugreifen können.

Wie bereits vorangehend ausgeführt, können unter anderem die Gerichte Daten, also auch Verfahrensakten, elektronisch an Sie versenden. Allerdings ist eine förmliche (also beweissichere) Zustellung nur möglich, wenn das Gericht Sie als in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Person ansieht oder Sie der Zustellung elektronischer Dokumente für das jeweilige Verfahren zugestimmt haben (§ 173 Abs. 4 ZPO). Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn Sie in diesem Verfahren über „Mein Justizpostfach“ an das Gericht schreiben. Ein Ihnen über „Mein Justizpostfach“ zugegangenes Dokument gilt am dritten Tag nach dem auf der automatisierten Eingangsbestätigung ausgewiesenen Tag des Eingangs als zugestellt. Fristen beginnen dann erst zu laufen. Über Eingänge werden Sie per E-Mail (an die E-Mail-Adresse für die BundID) benachrichtigt.

Die Einrichtung des MJP bietet für Sie auch außerhalb Ihrer Sachverständigentätigkeit erhebliche Vorteile, da die Einrichtung der BundID zusätzlich für den privaten Bereich genutzt werden kann, wodurch zum Beispiel Behördengänge durch die digitale Kommunikation überflüssig werden. Es ist auch unter diesem Gesichtspunkt empfehlenswert, das kostenlose MJP einzurichten und zu nutzen. Anregungen und Wünsche zur Verbesserung des MJP können an den Anwendersupport gerichtet werden, wovon im Interesse des Nutzerkreises Gebrauch gemacht werden sollte.
Große Sachverständigenbüros mit zahlreichen Gutachten könnten jedoch aktuell aufgrund noch fehlender Funktionen innerhalb des MJP mit den kostenpflichtigen Alternativen besser versorgt sein.

Als weitere kostenpflichtige Alternative steht De-Mail zur Verfügung (https://www.demail.info/). Hier ist die Größe der zu übermittelnden Dateien bei vielen Anbietern auf 10 MB je Sendung stark begrenzt.

Ein weiteres DE-Mail Angebot über GMX (https://www.gmx.net/produkte/de-mail/) steht gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr und Portokosten zur Verfügung.

Sachverständige, die einen der oben vorgestellten sicheren Übermittlungswege eingerichtet haben, sollten unbedingt bei Beauftragung Gerichte auf das eingerichtete elektronische Postfach hinweisen. Denn jede Geschäftsstelle muss das elektronische Postfach in die gerichtsinterne Adressdatenbank einpflegen, damit Nachrichten an den Sachverständigen auf elektronischem Weg übermittelt werden können. Die Angabe der Safe-ID des Postfaches ist nicht erforderlich.