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Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer - prüfen, aber richtig!

Der Warenhandel innerhalb der Europäischen Union (EU) kann unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei sein. Deutsche Unternehmen können in diesen Fällen ihren europäischen Abnehmern eine Netto-Rechnung ausstellen.

Allerdings müssen hierfür einige Vorschriften beachtet werden. Neben der Warenbewegung von Deutschland ins EU-Ausland, müssen beide Unternehmer über eine gül tige Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt.Id.Nr.) verfügen. Diese signalisiert, dass beide Geschäftspartner tatsächlich Unternehmer sind.

Wo gibt es sie?

Vergeben wird die USt.Id.Nr. in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Dienstsitz Saarlouis. Die USt.Id.Nr. kann schriftlich beim örtlich zuständigen Finanzamt beantragt werden. Bei Neugründungen kann die Erteilung der USt.Id.Nr. beschleunigt werden, wenn dem BZSt eine schriftliche Bestätigung des Finanzamtes über die umsatzsteuerliche Erfassung des Antragstellers vorgelegt wird. Gleichzeitig muss das Unternehmen gegenüber seinem Finanzamt seine Teilnahme am innergemeinschaftlichen Handelsverkehr angezeigt haben.

Sorgfalt muss sein

Um den Pflichten einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) nachzukommen und um steuerfrei liefern zu können, muss das deutsche Unternehmen seine und die USt.Id.Nr. seines Kunden auf der Rechnung vermerken. Gemäß § 6a Abs. 4 UStG ist das liefernde Unternehmen verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu prüfen. Hierzu führt es vor der ersten Lieferung eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt durch. Neben der ausländischen USt.Id.Nr. werden auch der Firmenname und die Firmenadresse auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Über das Ergebnis erteilt das BZSt eine schriftliche Auskunft, die aufbewahrt werden sollte. Sofern Abweichungen bestehen, darf keine steuerfreie Lieferung erfolgen. Kommt der deutsche Lieferer dieser Sorgfalt nicht nach und stellt sich später heraus, dass die USt.Id.Nr. ungültig ist oder zu einem anderen Unternehmen gehört, riskiert das deutsche Unternehmen erhebliche Steuernachzahlungen. In der Regel aber genügt eine einmalige oder jährliche Überprüfung der USt.Id.Nr. mithilfe der qualifizierten Abfrage.Daneben haben deutsche Unternehmen die Möglichkeit eine ausländische USt.Id.Nr. mit einer einfachen Bestätigung zu überprüfen. Bei einer einfachen Bestätigung erhält der Unternehmer Auskunft darüber, ob eine ausländische USt.Id.Nr. zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist. Zu Nachweiszwecken sollte ein Bildschirmausdruck vom Ergebnis ausgedruckt und mit der Rechnung verwahrt werden. Die einfache Abfrage genügt allerdings nicht den Erfordernissen des § 6a Abs. 4 UStG.