Umsatzsteuervergütungsverfahren

Das Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren beanspruchen will, darf in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und auch selbst keine steuerbaren Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben. Insoweit geht das Erfordernis, sich dann ggf. umsatzsteuerrechtlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor. Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind zumindest in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich aufgrund der Anwendung des sogenannten "reverse-charge-Verfahrens" die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.

Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. In einer Reihe von Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind. Diese wirken auch im Vergütungsverfahren.

Für die Antragsabwicklung ist seit 01. Januar 2010 zwischen Anträgen in Drittstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden:

Antragsformular

Die Antragstellung erfolgt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hier vorgesehenen Antragsformular. Ein Großteil der Anschriften der Erstattungsbehörden nebst Antragsformularen finden Sie beim Bundeszentralamt für Steuern.

Unabhängig davon, welches Formular benutzt wird, ist wichtig, dass dieses in der jeweiligen Landessprache bzw. vom Land zugelassenen Sprachen ausgefüllt wird.

Vergütungszeitraum

Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.

Originalrechnungen

Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.

Unternehmerbescheinigung

Der Antragsteller hat durch eine Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachzuweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die Bescheinigung hat ein Jahr Gültigkeit ab Ausstellungsdatum. Ein Muster der Unternehmerbescheinigung ist beim Bundeszentralamt für Steuern abrufbar. 

Mindestbetrag

In den einzelnen Mitgliedstaaten gibt es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen.

Antragsfrist

Ein Antrag auf Vergütung muss bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein.

Dauer des Verfahrens

Grundsätzlich soll die zuständige Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden. In der Praxis hat sich erwiesen, dass in einigen Ländern erheblich längere Zeiträume bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages abzuwarten sind. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

Durch die am 12. Februar 2008 verabschiedete Richtlinie 2008/9/EG wurden die Mitgliedstaaten verpflichtet, mit Wirkung ab 01. Januar 2010 verschiedene Änderungen bezüglich des Umsatzsteuervergütungsverfahrens zu erlassen. Im Wesentlichen betreffen diese Änderungen Verfahrensvereinfachung. Dazu gehören unter anderem:

• die Verlängerung der Antragsfrist bis 30. September des Folgejahres (früher 30. Juni),
• die Einrichtung eines elektronischen Portals in jedem Mitgliedstaat, über das die in diesem Land ansässigen Unternehmen ihre Erstattungsanträge an die anderen Mitgliedstaaten einreichen können; zu dieser elektronische Abwicklung des Verfahrens gehört auch, dass es ausreichen soll, Rechnungskopien elektronisch vorzulegen
• die Einführung einer viermonatigen Bearbeitungsfrist, bei deren Überschreitung eine Verzinsung einsetzt.

In Deutschland wurde dieses elektronische Antragsportal beim Bundeszentralamt für Steuern eingerichtet. Details zu dem hierüber einleitbaren Antragsverfahren regelt ein Erlass des Bundesministeriums der Finanzen vom 03. Dezember 2009. Der Erlass präzisiert die neuen Anforderungen.

Danach gilt für Antragstellungen ab 01. Januar 2010 folgendes:

Ein im Inland ansässiger Unternehmer, dem in einem anderen Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bei der zuständigen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Beantragt der Unternehmer die Vergütung für mehrere Mitgliedstaaten, ist für jeden Mitgliedstaat ein gesonderter Antrag zu stellen.

Anträge auf Vergütung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung dem BZSt zu übermitteln (§ 18g UStG). Informationen zur elektronischen Übermittlung sind auf den Internetseiten des BZSt (http://www.bzst.de) abrufbar. Der Antragsteller muss authentifiziert sein. In dem Vergütungsantrag ist die Steuer für den Vergütungszeitraum zu berechnen.

Antragsfrist

Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Für die Einhaltung der Frist nach Satz 1 genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt.

Mindestbetrag

Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht.

Der Unternehmer hat in dem Vergütungsantrag Folgendes anzugeben:

• den Mitgliedstaat der Erstattung;
• Name und vollständige Anschrift des Unternehmers;
• eine Adresse für die elektronische Kommunikation;
• eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für die die Gegenstände bzw. Dienstleistungen erworben wurden, auf die sich der Antrag bezieht;
• den Vergütungszeitraum, auf den sich der Antrag bezieht;
• eine Erklärung des Unternehmers, dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferungen von Gegenständen bewirkt und Dienstleistungen erbracht hat, mit Ausnahme bestimmter steuerfreier Beförderungsleistungen (vgl. § 4 Nr. 3 UStG), von Umsätzen, für die ausschließlich der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, oder innergemeinschaftlicher Erwerbe und daran anschließender Lieferungen im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG;
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer (StNr.) des Unternehmers;
• seine Bankverbindung (inklusive IBAN und BIC).

Neben diesen Angaben sind in dem Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung oder jedes Einfuhrdokument folgende Angaben zu machen:

• Name und vollständige Anschrift des Lieferers oder Dienstleistungserbringers;
• außer im Falle der Einfuhr die USt-IdNr. des Lieferers oder Dienstleistungserbringers oder die ihm vom Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer;
• außer im Falle der Einfuhr das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung;
• Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments;
• Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung;
• Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedstaats der Erstattung; Seite 14
• ggf. einen (in bestimmten Branchen anzuwendenden) Pro-rata-Satz;
• Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern:
• 1 Kraftstoff;
• 2 Vermietung von Beförderungsmitteln;
• 3 Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 oder 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen);
• 4 Maut und Straßenbenut-zungsgebühren;
• 5 Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel;
• 6 Beherbergung;
• 7 Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen;
• 8 Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen;
• 9 Luxusausgaben, Ausgaben für Vergnügungen und Repräsentationsaufwendungen;
• 10 Sonstiges. Hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. erbrachten Dienstleistungen anzugeben.Soweit es der Mitgliedstaat der Erstattung vorsieht, hat der Unternehmer zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer zu machen, soweit dies auf Grund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist.

Rechnungskopien

Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer -elektronische- Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente dem Vergütungsantrag beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht. Die Dateianhänge zu dem Vergütungsantrag dürfen aus technischen Gründen die Größe von fünf MB nicht überschreiten.

Tätigkeitsbeschreibung

Der Unternehmer hat in dem Antrag eine Beschreibung seiner unternehmerischen Tätigkeit anhand des harmonisierten Codes vorzunehmen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht.

Der Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben in dem Vergütungsvertrag verlangen. Informationen über die Antragsvoraussetzungen der einzelnen Mitgliedstaaten sind auf den Internetseiten des Bundeszentralamts für Steuern abrufbar.

Die dem BZSt elektronisch übermittelten Anträge werden vom BZSt als für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zuständige Behörde auf ihre Zulässigkeit vorgeprüft. Dabei hat das BZSt ausschließlich festzustellen, ob

• die vom Unternehmer angegebene Umsatzsteueridentifikationsnummer bzw. Steuernummer zutreffend und ihm zuzuordnen ist und
• der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Stellt das BZSt nach Durchführung der Vorprüfung fest, dass der Antrag insoweit zulässig ist, leitet es diesen an den Mitgliedstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle weiter. Mit der Weitergabe des Antrags bestätigt das BZSt, dass

• die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. bzw. StNr. zutreffend ist und
• der Unternehmer ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer ist.

Die Weiterleitung an den Mitgliedstaat der Erstattung hat innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags zu erfolgen.

Das BZSt hat dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags zu übermitteln.

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln. Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie nach Ländern sortiert im Internet unter http://www.ahk.de.

Unternehmen, die Vergütungsanträge in mehreren Ländern abwickeln möchten, bietet das Netzwerk der Auslandshandelskammern darüber hinaus in Zusammenarbeit mit der Sozietät "Flick, Gocke, Schaumburg" (Bonn) den speziellen Service, dass über eine zentrale Anlaufstelle in Deutschland die Verfahren in den verschiedenen Ländern abgewickelt werden können. "Flick, Gocke, Schaumburg" betreut die Antragsteller in Deutschland bei der Vorbereitung der Antragsunterlagen und bei Rückfragen der zuständigen Erstattungsbehörde. Die Bearbeitung des Antrags vor Ort obliegt in der Regel der jeweiligen Auslandshandelskammer. Interessierte an diesem Angebot wenden sich an:

Flick, Gocke, Schauburg
Johanna-Kinkel-Straße 2-4, 53175 Bonn
Telefon 0228 9594-0

Eine weitere Möglichkeit spezialisierte Steuerberater/innen für die Abwicklung der Vergütungsverfahren im Ausland zu finden, bietet der Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer Hessen. Hier können unter dem Arbeitsgebiet "Vorsteuer-Erstattung Ausland" vor Ort entsprechende Spezialisten recherchiert werden.